记得刚从毕业开始就进入外贸行业，在工厂和外贸公司都待过，一晃已经十几个年头了。一路走来，从外贸业务员到业务经理，见识过形形的客户，碰到过各种各样的问题。
有问题就有答案
外贸业务员到底如何提高工作效率？
前言：
记得刚从毕业开始就进入外贸行业，在工厂和外贸公司都待过，一晃已经十几个年头了。一路走来，从外贸业务员到业务经理，见识过形形的客户，碰到过各种各样的问题。
我算是个工作狂，每天工作大概14个小时左右吧。我们这个行业，货值低利润薄产品杂，特别耗费时间和精力。回想起最初的一两年，已经不记得自己是怎么熬过来的。那段时间，马云的一句话让我特别受感触。
马云说，你要有这样一个念头：只要你相信你是全世界最想做成这个事情的人，所有的困难将会为你开路。当时我也是一直保持着这样一个信念，因此当时的几个潜在客户陆陆续续都做了起来。
写此文的原因在于，和我的一个同学聊天，她向我诉说她现在的工作状态：上班时经常都是东一榔头西一棒槌。感觉每天特忙，可是又不明白自己在忙什么。经常到离下班还有不到一小时的时候才发现还有几封新的邮件还没有回，还得加小会班。下班路上反省今天上班的收获和成绩，总是惭愧下决心第二天多注册几个网站，多整理资料，研究客户。
我想这种情况的确存在于一些业务员身上。瑾以下文给这些朋友一些建议，希望你们有所收获。
正文：
有人说：人生最宝贵的两项资产，一个是头脑，一个是时间。无论你做什么事情，就算不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平，决定你事业乃至生活的成败。我们可以估摸算算，每个星期有168小时，其中按照平均睡眠一天8小时算（我严重睡眠不足），一周睡觉时间56个小时。有21个小时用于吃饭和休息，剩下的只有91个小时是我们可以自己掌控的。那么每天的这13个小时，你如何运用好使得自己保持着最初的目标和方向前进？
每天下班前5分钟想一下，今天一天都完成了哪些事情，没有完成哪些事情？在这过程中，你是否保持着清晰的思路？
从今年六月份开始，公司陆陆续续来了几个新业务员。当初他们来的时候，公司搞了一系列的新员工培训，我也给他们培训过业务开发和业务跟进。
上周的某天傍晚，我如往常一样在公司里加班，老板一反常态地拉了把椅子坐到我办公桌边，散了根烟，说还没忙完啊，注意休息身体要紧，别累着。我知道，老板估计有话要找我谈。果然随意寒暄了几句，老板说几个新来的业务员，来了也有近半年了，业务上面还是没有多少起色，有的甚至还没有开张。感觉他们平时也没闲着，每天开发信也发的不少，阿里的询盘有不清楚的也经常去问产品知识。但每次例会，问他们在忙些什么，需要他们汇报的时候，他们几个都说不出很详细的内容。
我能理解，公司的管理者，都是在过程的同时，更要看结果。我想他们更多的是通过业绩来判断自己的员工是否是真正的忙。换位思考，如果我是领导，我也会不禁考虑，一个业务员如果一个月只有两三万美金的销售额，到底能有多忙呢？
之后老板让我留意办公室的业务员的工作状态，并找他们谈谈，到底有什么问题。于是我观察了一周，发现一些问题：工作效率低下，工作无计划性，把很多时间是浪费在许多根本不重要或者不必要的事情上。
我们早上是9点上班，但是我发现都10点半了，还有一些业务员在看着腾讯新闻。不得不说，腾讯的新闻弹窗新闻内容的确很丰富，罗列了很多热点的各种类型的新闻。而这些新闻，点了一个之后又会想点下一个。
可能他们觉得，早上刚来没什么状态，先看看新闻过渡一下。不过在职场中还是要注意，凡事要掌握个度。我一般都是随便看看经济类的，其他娱乐八卦很少看。
我发现有些人是完美主义者，对于一些不重要的小事，也要力求完美。举个例子，有个新业务员就为了邮件的签名排版的好看来来回回纠结，修改了一上午。我实在搞不懂，有那个必要吗？搞得像是在写一个复杂程序的代码！
另外，很多业务员是在被动的工作。客户询盘来了，就准备回复询盘，回复客户的邮件。一旦没有客户找的时候，就感觉没事情做了。其实，事情很多，没有计划，就不知道从哪里下手。做了计划之后，就不一样了，每天都排得满满的，维护客户、跟踪客户、寄样品等，这样，每天计划完成，工作也会充实许多。
外贸业务员到底如何提高工作效率？
我们先总体说说时间分配，从一个外贸业务员早晨走进办公室开始（泡茶，整理桌面略过）
一、先打开网页查看一下汇率情况，一般以中行或央行为参考
作为一个外贸业务员，及时了解汇率的动向是很必要的工作。另外，我一般还要看看国内的原材料的价格走向，一般顶多十分钟可以完成。具体怎么查看请看料网导航里原材料频道。
二、打开邮件客户端，再打开 客户跟踪情况表（已附）
查看一下有哪些客户是已经是有一段时间没有联系的。（我一般是按照2-3个星期左右的时间）给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象选择不同的内容。
（在公司名的单元格那里，鼠标右键点击一下，选择右键菜单的 “编辑单元格”，选中“本文档中的位置”，在工作表的列表中选中要跳转到的表名，即建立了跳转。）
这么做的好处在于：
1） 和未成交客户保持联系，让他始终记得你。这点在客户准备换供应商的时候尤为重要，他会第一时间想到你！
持续地联系给未成交客户一种感觉，你的服务很好并且有诚意跟他合作，那么当他的老供应商出问题的时候，他会给你机会！
拿个找货代的事情为例。以前我们公司有固定货代的时候，我们一接到新的货代的自我推荐的，都是随便应付几句，恨不得早点挂。后来，公司的货代出现了问题，决定更换货代。正好过了两天，接到一个打过好几次的货代的来电，于是很高兴，约了时间谈谈。后来货代过来以后询问了一下价格和服务，之后很快就合作起来了。
邮件的内容以简洁、轻描淡写为主，千万别写太长，没时间看！有些业务员，写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何如何的内容，那么跟进的时候根本不需要再写了！写多了客户会反感。大家虽然肤色不同，但人的心理还是有共性的。
Dear XXX,
How are you ? I hope your everything is going well.
I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?
If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.
Best regards,
XXX
2）和已经成交客户增进关系，展示服务！
客户都喜欢有跟进意识的服务人员。
设想一下，当你从商场里买了一个不知名品牌的电器，买回来用了一周后突然有个回访，问您使用中是否有任何问题或者不便，您的任何建议都会对今后提升产品的品质和服务起到至关重要的作用。你会不会感觉有种惊讶，或者说惊喜？不管产品品牌如何，产品体验如何，起码服务应该说是比较满意的。对这个品牌或者制造商内心也会打一些分。
其实放到外贸中是一个道理，有些业务员认为出了货，收了尾款这一单就结束了。其实，实际情况告诉我，每一次的售后跟进都是客户决定返单的一个机会。这对加强客户对你的印象甚至信任，都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件，为什么不做呢？
邮件的内容简洁点、轻描淡写~
Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods ? How do you think ?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX
3） 提醒老客户是否考虑新的订单计划
邮件内容可以同1），老客户收到后一般会很快回复你的邮件，而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单。
三、查看一下每日工作计划表，看看昨天的工作有哪些没有完成
外贸业务是一项连续性的工作，比较辛苦，但贵在坚持。打个不恰当的比喻，就像农民种庄稼。松土、撒种、施肥、保温、杀虫等等每个环节都需要去做，等待收获收割的那一天。
对于昨天没完成的工作，大致考虑好今天安排在哪个时间完成。然后开始计划今天的工作内容。有些人工作根本没有计划性，想到什么做什么。忙得不可开交，客户却丢着好几个月没有跟进。
这里我想说的是，我们做任何事情，其实都反映出我们的价值观。打个比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我们计划表中重要的事情就是考虑做一切能够提高业绩的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作给不了你快乐，接单也没有成就感，那么你工作的大部分内容我想是在维护老客户。
人的一生有很多阶段，每个阶段的需求都不一样。所以清楚地知道这个阶段的你，最想要的是什么，这个很重要。
按照每天、每周、每月、每季度计划好工作。
先列清单：
每天先把要做的事情用白纸列一下，然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类：重要不紧急，重要且紧急，紧急不重要，既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。给工作分类：
重要不紧急的事情有：开发新客户，跟进未成交客户，研究目标市场，学习更多的产品知识，汲取更多业务经验，和客户建立信任，制定销售计划和工作目标，改进与供应商的关系，锻炼身体，好好吃一顿午饭，适当休息等（一切对你未来业绩提升有直接关系的事务）
重要且紧急：跟客户谈判，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做PI，准备样品（维持你现有的业绩的事务），完成工作计划。
紧急不重要：其他部门要求你配合的工作，领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”，实际上拖一拖，甚至不办，也无关大局。学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做。
既不紧急也不重要：娱乐，上网，闲聊，消遣。
平时把主要时间和精力集中于前两类事务，这样，工作时才是真正有效率。
一般来说，每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户say hello
每天花半个小时时间阅读一下yahoo国际站的英文新闻，对实事多了解一些，并且当做锻炼阅读能力。当有客户来拜访时，在路上，至少你可以多了很多当下热点的话题。
每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件，简洁表达清楚即可。
把更多的精力用来考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起信任。
每天花半小时的时间来研究了解目标市场，对一个目标市场的了解起码做到市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供应商和其分销商有哪些、销售渠道有哪些、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket、该国最主要的一两个B2B网站等等。
PS：著名的80/20法则：
你每天做的工作内容，只有20%会和产生利润有直接联系；用20%的成本去维护老客户，将会得到80%的收益；在看我这篇文章的，有20%的人会真正把这些内容去实践，而不是和其他80%的人一样，简单地COPY到WORD里面，然后无限期封藏。等等等等。。。
四、合理高效地运用工具开发客户及回复客户邮件
完成每日计划之后，应该在9点或9点半左右。
早上的这段时间，对大多数人来说，都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做一些机械的，闲杂的工作。因此我不得不说，这段时间用来发开发信，是再合适不过了。
（一般为半小时或一小时。结束时间控制在10点半之前。）
当然有些人认为，应该根据不同时区的客户，选择不同的时区去发开发信。这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。
我认为，这个考虑是OK的。但是我可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。
比方说：邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等。。
邮件标题的写法，我会在今后谈谈如何写邮件的帖子里具体说明。
设置邮件高优先级标签，也就是客户收到邮件后左边会提示一个红色的感叹号。这个在FOXMAIL写邮件里面“选项”-“邮件优先级”
1）外贸业务工具之一 邮件客户端的使用
对于邮件客户端，每个业务员都有自己的选择，有些人用OUTLOOK EXPRESS顺手，有些人用OFFICE的OUTLOOK顺手，有些人用FOXMAIL顺手，还有少数一部分人用网页收发邮件。我个人的建议是，推荐大家用Foxmail。
Foxmail相比较其他两个客户端的好处是：你可以创建很多签名，把很多不同版本的开发信做成签名，然后针对不同的客户，发开发信的时候选择插入不同的签名，会非常方便。比方说我，我会建立好几个开发信版本，专门针对某一行业产品的，然后还能细化具体哪些产品，专门针对XX产品的，专门针对YY产品的等等。。
另外，用Outlook Express 搜索一个客户的邮件需要在搜索栏那里输入客户邮箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7.0 版本的这个直接在邮件上右击鼠标，菜单里有个“查找来自XXX 的邮件”，就会立即列出这个客户的所有邮件，还是很方便的。
FOXMAIL 现在已经更新到7.2版本，不过很多人包括我感觉不太好用！我觉得7.0还是不错的。推荐还是用7.0，而且有时候会提示你升级，不要管他不升级即可。注意下载的时候找绿色版（免安装的），免安装，可以随时拷贝携带，我感觉目前很稳定。百度 “foxmail 7.0 1.9.1绿色版“，注意看结果中 必须是 7.0 且 绿色版。您可以到料网导航的常用软件下载里下载。
另外，如果你平时工作时经常反思和总结，或许会和我有过一样的想法，是不是可以把很多回复客户的邮件作成签名，然后每次回复的时候，插入签名，稍作修改，然后发送。这种方法是非常便捷并且节省时间的。
FOXMAIL 里面可以设置很多个邮件签名。我说的意思是可以根据不同的回复邮件的场景，把不同的邮件内容写进去，作为邮件的签名。
好比：需要回复不能及时交货的时候，插入邮件签名“不能及时交货 – 原材料原因”（签名里面是具体的先设定好的邮件内容。）
也许你也想过。可是同样80/20法则，付出过行动的人只有20%但却因此节省了80%的时间。这里我只是抛砖引玉，大家悟性很高，应该会明白怎么做的。
（PS：我们公司前年加入了一个地区的外贸商会的交流会，大家都是做不同行业的产品，因此分享起来都毫无保留，不会对各自利益造成多少影响。我也介绍了这个办法，并且演示了一下。在场的很多业务员都表示这个办法很不错！）
下面我简单展示一下一小部分内容，算是抛砖引玉。有心人可以自己动手去做：
出差— 不方便及时查看邮件
Dear Mr/Ms,
I will be out of office for a business trip during Jun 15th – Jun 25th 2012.
With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time.
If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx.
If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.
If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.
Thank you and have a nice day!
出差 — 但会每天回宾馆查看
放假 — 不方便及时查看邮件
收到询价，由于XX原因，不能立即报价
出差，但方便及时查看邮件
放假，不方便及时查看邮件
收到询价，由于XX原因，不能立即报价
收到询价，会尽快报价
收到询价，产品种类少，邮件里报价
收到询价，产品种类多，附件中报价表
发送CATALOG
对某些询价的内容不清楚，询问客户
客户还价太多
同意客户的还价
婉拒客户目标价 – 新客户
Thanks for your email.
We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.
Please note that the material cost rising about 5% per ton
The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months
We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.
Hope to get your understanding and support.
同意客户目标价 – 新客户
婉拒客户目标价 – 老客户
客户已确认价格，需要寄送样品
找客户要快递账号
解释为什么找客户要快递账号
客户发来订单 – 感谢客户
和客户确认包装
订单预付款收到，会立即安排生产
订单预付款 — 仍未收到，要求客户发付款水单
订单预付款 — 到款，无法入账，请求客户银行修改收款人信息
交货期 — 延误 ( 原因1. 工厂太忙 )
交货期 — 延误 ( 原因2. 工厂/原材料厂停电)
交货期 — 延误 ( 原因3. 原料太紧俏，不好订 )
货好 — 通知客户，告知指定货代，安排订舱
订单尾款 — 催客户付尾款 — 船快到港
订单尾款 — 催客户付尾款 — 汇率原因
订单尾款 — 收到，表达谢意
向老客户推销新产品
上面展示的小部分的目录我想已经够了，希望大家明白我在说什么（打字打多了也会累！）
另外，充分利用邮件的标签设置功能，这个用得好也会提高工作效率。你可以先创建好多种标签，比如：“新客户询价，速回” 然后报完价格后，标上另一个标签“已报价，注意跟进”。具体怎么操作我就不逐一罗列了，各位自行操作，本人欣赏动手帝~！
（一般回复客户的邮件控制在一小时内。）
2）外贸业务工具之二 即时帖
大家很容易忽视这个小东西。因为你可能没有注意到它对工作效率和计划的完成能起到多大的作用。
每天把要做的任务写下来，1234…点，贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的顺序根据重要性自己定。完成之后把它取下，贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完成一个，取下，贴到笔记本上。没有完成的时候，你会看到显示器下面飘着好几张黄色的小贴。象符纸一样刺激你的视觉。
拜托，赶紧把事情做完吧。随着你笔记本上的即时贴越来越多，笔记本越来越厚，你会感觉到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能坚持，你的拖拉，慢性子都会得到改变。是什么决定命运？ 性格和处事！
3）外贸业务工具之三 文件夹和笔记本
文件夹是建立客户资料和订单情况必不可少的。
文件夹我喜欢点选一下地址栏D：/上方的“文件夹”按钮，使之保持左边显示树状结构，避免很多返回上级等操作。
另外我的E盘清空的很干净，完全当做客户资料盘。根据不同市场建立5个根文件夹：北美 南美 中东 欧洲 亚洲。然后在“北美”里面再建立一个公司名称的文件夹，如“AAA GROUP”，之后再根据订单的年期分为2008，2009，2010，2011，2012。进入2012后，逐个建立“包装资料”、“客户PO”、“形式发票”、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据”。再建立两个TXT文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。这样虽然前期工作量比较大，不过大家可以复制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。
关于笔记本，没有太多好说的。一般就是写上客户的需求信息和要点。
我的建议是多准备一个小笔记本，只用来写下客户的询问，因为研究客户的询问很重要，可以了解客户的心理。而不是所有的笔记。
另外，有道云笔记很不错很好用，推荐一下！！
4）外贸业务工具之三 方便快捷的报价利润核算表
对于那些每天会受到N多个要求报价的业务员，如果每个报价单都一个个去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之还会产生疲劳感，失去激情。
因此需要一个表格能高效、方便、快捷的报价利润核算来帮助我们简化报价前的工作。
最好填上采购价、退税率、汇率 等一些基本的数值，就能给出报价的参考意见的。
这里附上一个报价利润核算表（我算退税是外贸公司退税计算，工厂的业务你们改改公式即可）
报价利润核算表.xls
现在，你只需填上采购价、退税率、汇率、数量等，就会显示出不同利润率下的价格。价格都填写好后即可查看总体利润。更方便的是，你可以不断修改价格，调整不同的利润率，最终得到一个合理的总利润。你可以不断修改数量，最终使得总体积正好是你目标立方数。
另外，货物品种多拼一起走散货或整柜的情况下，我们经常要去掉或者加上一些数量的产品。到底哪个产品去掉或者加上好呢？
按照以往的经验，如果超过整柜的体积，就去掉一部分产量低的，手工做的慢的，难做的产品。如果数量不够整柜体积，那么就增加一些产量高，交货快的产品。
现在，你可以根据 利润/立方 来考虑。即每立方利润额。这个数值高的，说明每多装一个立方此产品，可以获得较高利润。
五、利用按键精灵全自动更新或发布阿里巴巴产品信息
很多业务员因为阿里巴巴发布和更新产品的工作头疼。有些公司的老板或者经理甚至规定了硬性指标，一天要更新多少个产品。
在发完开发信以及回复完客户邮件之后，时钟大约指向了11点半。这正是吃午饭的时间。
如果电脑可以在我们吃午饭的时间帮我们把阿里产品更新或发布完，这将会节省多少精力和时间？
这里介绍一个无比犀利的工具：按键精灵
按键精灵是一个模拟鼠标、键盘动作的软件。通过制作脚本，可以让按键精灵代替双手，自动执行一系列鼠标键盘动作。按键精灵简单易用，不需要任何编程知识就可以作出功能强大的脚本。要在电脑前用双手可以完成的动作，按键精灵都可以替代完成。
一般来说，它有两种主要功能：
1．网络游戏中可作脚本实现自动打怪，自动补血，自动说话等
2．办公族可用它自动处理表格、文档，自动收发邮件等
目前来说，90%的用户还只是用在游戏上。其实这个软件用在自动化办公上十分给力！
如果你了解VBA, 你应该明白我在说什么。是的，这个软件能建立任务脚本。
我简单介绍一下原理：用EXCEL文档建立几个表格，模拟成一个“EXCEL数据库”。然后根据更新或者发布产品页面的每一项需要填写或改动的内容，在单元格中填入不同的内容。建立好模拟的EXCEL数据库后。用按键精灵完整地记录一次更新产品或者发布新产品的鼠标动作。之后设置好循环完成类似任务。
不夸张地说，只要你的EXCEL表格中的值足够的多（比如“产品关键词”），那么基本上一个小时内电脑可以自动更新或发布100个产品信息！想象一下，我们吃完午饭回来，电脑已经自动帮我们更新了100个阿里巴巴产品信息，这是多么令人愉悦的事情。
另外，不同的字段会有不同的组合，产品信息数量是乘法原则。可以想象，当你设置足够多的产品关键词和产品描述后，一个相同的产品会衍生出N多个产品页面！
做这样一个工作，前期主要是要不断丰富你的“EXCEL表格数据库”中的记录。
这里放上以上所有附件：【可在料网顶部菜单 其他 – 文档下载 里下载】
客户跟进表.xls
报价利润核算表.xls
复件 订单明细.xls
以下三个文件配合按键精灵用，每天轻松发布或更新600+阿里产品信息！
01第一个产品-PE鞋套.xlsx
关键词前缀收集.xlsx
热门词统计&产品发布要点.xls
还有一个想法，就是我们经常用搜索目标客户，然后记录在Excel表格里，包含公司名，联系人，邮箱。其实对于一些不是特别对口的客户，我们不想放过，但是也不想花费大量时间去手发，也可以结合按键精灵，让它自动的给表格上的每个客户都发一封开发信。
可以考虑用按键精灵的录制脚本功能。先用录制脚本功能，录制一次发开发信的过程，然后选择按键精灵中的循环次数。
注意最后的一步操作是删除已发的那个客户那一行，否则按键精灵会每次发送第一条客户记录。
因此你需要把客户表格复制一份，用复制的这份来录制脚本。品或者发布新产品的鼠标动作。之后设置好循环完成类似任务。
不夸张地说，只要你的EXCEL表格中的值足够的多（比如“产品关键词”），那么基本上一个小时内电脑可以自动更新或发布100个产品信息！想象一下，我们吃完午饭回来，电脑已经自动帮我们更新了100个阿里巴巴产品信息，这是多么令人愉悦的事情。
另外，不同的字段会有不同的组合，产品信息数量是乘法原则。可以想象，当你设置足够多的产品关键词和产品描述后，一个相同的产品会衍生出N多个产品页面！
做这样一个工作，前期主要是要不断丰富你的“EXCEL表格数据库”中的记录。
这里放上以上所有附件：【可在料网顶部菜单 其他 – 文档下载 里下载】
客户跟进表.xls
报价利润核算表.xls
复件 订单明细.xls
以下三个文件配合按键精灵用，每天轻松发布或更新600+阿里产品信息！
01第一个产品-PE鞋套.xlsx
关键词前缀收集.xlsx
热门词统计&产品发布要点.xls
还有一个想法，就是我们经常用搜索目标客户，然后记录在Excel表格里，包含公司名，联系人，邮箱。其实对于一些不是特别对口的客户，我们不想放过，但是也不想花费大量时间去手发，也可以结合按键精灵，让它自动的给表格上的每个客户都发一封开发信。
可以考虑用按键精灵的录制脚本功能。先用录制脚本功能，录制一次发开发信的过程，然后选择按键精灵中的循环次数。
注意最后的一步操作是删除已发的那个客户那一行，否则按键精灵会每次发送第一条客户记录。
因此你需要把客户表格复制一份，用复制的这份来录制脚本。
机械行业如何接国外订单？
感谢邀请。
如果是大型的，非易损件，对平台的依赖比较重，国内阿里国际站，制造等。这类设备客户基本都知道主动寻找客户，所以往往做设备的外贸公司，把平台看得特别重，是主要途径之一。
另外一个好用的途径是，开发设备的下级产品。比如你是生产某家具的，那么大型家具经销客户，往往会考虑进口设备自己生产。只不过，几率不大，而且进行比较缓慢。优点是，即使不上设备，也会有大规模家具订单，可以先合作家具。
我了解的有效途径以这两种为主。希望对你有帮助。
我是小G，若对外贸有兴趣，可以关注我。
如何运营外贸公司？
1. 外贸公司接单的有效途径有两种：一是参加展会（国内的广交会，华交会等综合性展会，你们产品的专业性展会，比如家具展，建材展，广告展等等，根据你所做的产品来选择）。二是投资B2B平台或者搜索引擎（比如 环球资源，阿里巴巴，制造网，tradekey,google 等）。自己的套房用作办公室是没问题的，很多小的外贸公司都是在小区里租一套房子作为办公室的，这种现象在义乌是最普遍的。
2. 广交会费用根据你选择摊位多少，位置等等来决定的，像你刚开始的外贸公司是没办法自己申请摊位的，只能通过别的公司或者中介来买，目前广交会的标准摊位（3X3米）价格是在5-10万左右，摊位的位置不同价格也不同，参加广交会还有你运输样品费用，食宿费用等主要支出，当然还会有其他的费用。华交会的费用要比广交会便宜很多。能否接到好的客源是跟你的产品，摊位位置，业务员沟通水平等方面有很大关系的。并不是说你去了就一定有客户。
3. 如果你的资金，经验，人员配备方面都准备好了，开外贸公司是不错的选择。但如果你还没准备好，你有产品资源，不用开外贸公司也可以做外贸的，就是工厂的外贸部门，挂靠到别的外贸公司出口，目前大部分小型工厂都是采用这种做的。
4. 投资是有风险的，没投资就没回报。不参加展会，那比较有效的途径就是投资网络平台了，至于效果如何也是跟你的产品 ，投入资金多少，业务员操作水平，沟通技巧有很大关系。如果你只是想通过一些免费的途径只是在网上找，那当然是很难的，天下是没有免费的午餐。
5. 做外贸是需要耐心的，特别是刚开始的新公司，除非是有老客户，不然要在短时间内出很大效果是不可能的，很多外贸公司都是低工资高提成的模式。具体怎么算还要根据你自己产品的利润来定，还要考虑业务员的接受程度，太低了就招不到好的人员了。
6. 并不能单一的说那个网站客源广，只能说选择适合你自己的。目前 环球资源的费用是几万到几十万的年费，阿里巴巴是29800 到十几万的年费，制造网是2万多和3万多的
.tradekey
是2万左右，不同的等级是不同的价格，根据你公司自己的情况来选择。
7. 客人来看厂当然要提前协调好，你也可以说工厂是你们的子公司。客户选择外贸公司就是因为外贸公司能提供全面，专业，快捷的服务，采购的人员也很累的，他们为了减少麻烦，往往会让利给外贸公司来做。比如说当客人要找很多种产品的时候，如果他自己找就得一家一家工厂的找，但是跟外贸公司合作就直接把要求告诉外贸公司，你们就会帮他找好，这样他就省心省力多了。
8.税务上主要是增值税，当然你一般纳税人的税务也得交的。 退税是根据你的产品不同而不同，国家鼓励出口的产品退税就比较高。比如选择纺机产品就是退17%的，退税多少是国家根据出口形势根据不同产品而定的，有时候会进行修改，不是一成不变的。
9. 当然可以了，客户都是找出来的嘛，基本没有那个公司是一开始就有客户的，都是慢慢积累出来的。
10. 希望以上答案对你有帮助
做外贸服装行业应该怎么开始？
如果生意做得好，还是要有亮点，有特色，有别的竞争对手所没有的特点，价格便宜，或者说服装风格突出，决定公司的发展规划之后，选择一个服装厂加工，总说质量和价格不能双全，但性价比一定要高，然后得算预算成本，因为这关乎公司的长期发展，自己单独做，或者合伙做，或者家族产业，都要把一系列的步骤规划好，先确定服装风格，在找工厂制作，然后宣传，如果国内销售比较简单，渠道多，网络，电视，多媒体，都可以，如果要是国外，就选择国外网站，某宝等等，然后或者做服装代购，但是人脉得广，后期宣传一定要到位，打出自己的风格。
小工厂如何获得外贸订单？
小工厂也有小工厂的生存空间和生存。
小工厂的优点为： 流程简单、反应快、运转效率高。
根据我多年外贸经验，小工厂订单来源有如下几种
1.承接国内贸易公司订单
小工厂因为人员、设备、产能、曝光率等因素，可能没有太多的机会被外商关注到，自己本身也并不熟悉外贸流程。那么不妨先从和外贸公司合作开始。贸易公司一般有专业的业务人员和系统化流程。
你只需配合好外贸公司控制好产品质量，按期交货就可以。
2.帮大型客户做来料加工
小工厂因为产能问题，资金占用方面优势并不大。那么可以帮一些外企驻国内办事处或者大型外贸工厂做一些来料加工的订单。
即客户提供原材料和工艺，你帮他加工。这种至少不会让工人处于闲置状态。
一般这种加工的订单数量都不会很小，所以一定要注重产品质量，将风险控制到最低。
3.参加交易会
做外贸，在办公室呆着是等不到订单的，必须要走出去，去交易会上参展，了解客户需求和市场动态，也增加自己的曝光率。
目前广交会含金量并不高，建议去一些国外展。国家对中小企业参展都是有资金补贴的，所以不妨利用好这个优势。
4.同时入驻跨境电商
现在很多外贸企业都电商实体齐头并进。而跨境电商是近几年的风口行业，很多跨境电商并不在意你的工厂规模是大还是小，主要看你的产品是否优质，如果是优质的产品，加上优质的运用，那你一定会有 不错的收获。
再大的公司，也是从小公司发展起来的。祝你好运！
个人做外贸详细的流程？
您好，您已经在网上做一些推广，很好。刚开始就跟客户谈产品和价格吧，谈的差不多了就让客户付定金生产。
你可以先使用代理公司的账户来收钱，并从代理公司出口，后期订单多了大了肯定要考虑自己注册有进出口权限的公司。大致流程是这样的，1. 价格谈妥，做形式发票PI给客户，让客户付定金，然后安排生产；
2.货做好了，拍货物照片给客户，并通知客户付尾款；
3.收到尾款后，安排出货操作，你合作的出口代理会帮你跟货代联系，制作报关单草稿，发票，箱单，合同；
4. 货代会有一份进仓单，你拿着进仓单送货到指定仓库；
5.货代安排货物报关出口；
6.你把清关发票，箱单，提单给客户。
个人没有注册公司怎么接外贸订单？
首先你需要具备接单的能力，最重要的一点就是找到靠谱的供应商给你提品，这就是你的后盾。只有后盾给力，才有机会拿下外贸订单。因为自己不是生产厂家，所以你的供应商的资质最好是生产厂家，能开具增值税发票，能提供后续你退税需要的一些纸质资料等等。
其次就是对外贸的流程要相当熟悉，如何回复客户的询价，如何做报价，做形式发票，合同，箱单等等。以及报关需要的报关资料，合同、发票、箱单、托书、报关委托书、报关单、申报要素等等。这些是最基础的操作。
注册公司。外贸接单要退税就必须要走公账，所以你需要注册一个公司。这个相当重要，不然你就无法操作，除非你接下订单以后交给具有出口权的其他贸易公司或者厂家去做，自己只拿相应的抽成。不过这样对你没有多少好处，基本上就是一锤子买卖，客户可以跳过你直接和他们合作。
开通个人外汇账户或者离岸账户。客户要跟你汇款，你需要有外汇或者离岸账户来接受不同货币的汇款，当然一般美元居多，如果没有就没办法收款。所以这个也是需要做准备的。没有这个账户，只能让别人代收，前提是客户和你特别信赖。不适合第一次合作的客户。
熟悉银行的事物。收到外汇以后，银行会通知你有外汇到帐，这个时候你要做好结汇的准备。通常情况下你需要把与客户签订的合同（英文版），与银行出具的汇款信息上的客户的信息进行比对修改后打印出来，拿去银行结汇。这样才能把收到的货币转换成，这样才能开展支付供应商的定金或者尾款的后续工作。
如何管控业务员带不走业务或飞单？
首先我觉得成立一个外贸公司，先要把一些大客户资源。包括一些关系，抓到自己手上面。这个是第一点，比较重要，这也是你的核心竞争力。
第二个，我们有时候担心下面的员工把我们的单带走。我觉得可以换一种思维来操作。我们是不是可以把几个重要的业务员发展成长期的合伙人，让他跟公司的利益绑在一起，那么就不存在他带走业务，也可以提高他们的积极性。
其实有这样子的问题，主要是要解决自己的一个思维问题。我们开办公司最主要的就是要解决一个事情，就是你不是单打独斗。需要解决一个分钱的能力，把钱分好。这个才是比较重要的。钱如果没有分得好，下面的员工可能就不会满意，然后可能就会跳槽到其他更好，更适合自己发展的地方去了。所以我们首先要提升自己的格局。这样子才能够让下面的员工跟我们在一起。最好是跟公司的利益在一起，跟你能长期的发展下去。
另外还有一个注意的是。就是控制好我们的渠道，以及我们的工作坊。保证供方形成一个。最大的优势让我们的产品跟服务有一个最大的优势。产品和渠道在我们手中，那就是我们的核心竞争力，不至于被外人带走。
上面的这种是将员工发展成自己公司股东的，还有另外一种。就是可以把客户也发展成自己公司的股东，绑定成为一个利益共同体。合作共赢是最重要的，特别是跟大客户的一个合作共赢，有时候我们发展一个大型的客户。我们就可以搞定一大帮人。
总结一下，上面是分享的几个个思路，大家可以针对性的参考一下，当然像外贸行业有一些它的特殊性，有些不能适用，大家可以关注一下，希望我们在找寻更好的思路和方法。
